主催者不在の、コロナ禍の中での、音楽イベントの作り方
このイベントの感染防止策について
二週間切っているのに、受付スタッフが、ひとり…？！
受付スタッフについては、かなり早い段階からA氏に人集めをお願いしていました。
チケットのもぎり、駐車場の整理に加えて今回はコロナ感染対策のため、普段よりも多めの人数が必要です。
１０名程度、ボランティアを集められますか？とA氏に尋ねた際、
「大丈夫大丈夫。僕が声かけたらすぐ集まるけえ」
これが１１月のこと。
そして、前述した、照明のKさんに初めてお会いした１月４日の打ち合わせの際。
なぜか取りまとめている私が
「Aさん、現時点で、受付は何名おられますか？」
と聞くと、
「え？ひとり。」
その場にいた全員が、軽く酸欠になりました。
家族と知人を頼り、１月１２日、やっと８名に。
その場で、エルザが、お母様と小学３年生の娘さんに受付をお願いすることを決めました。
私も、中２の娘を動員することにしました。
それでも、４名。うち２名が子ども。
週明けの１２日。
照明Kさんのご尽力で、大人が３名加わりました。
A氏も受付スタッフとしてスタンバイしてもらうことにして、計８名。
これでやっていく他ありません。
そこに、救世主Sさんが現われました。
Sさんが颯爽と来てくださったことについて書く前に、ちょっと説明が必要です。
SさんはNPO法人を運営しておられます。
子どもたちに、良い演劇や音楽に触れる機会を、平等に与えたい。
そういう理念のNPO。とにかく子どもが好きで、優しくて、素敵な女性です。
今回の「音楽のいずみ」のチラシには、このNPOのお名前も「主催」として掲載されています。
それを見たちょっちゅね〜ピアニストが「このNPOの代表の方、私の友達なのよ。今度ご挨拶しておくね」と言っていました。
数日後、ピアニストから私に連絡が入りました。
「りりあさん、Sさんは今回の件をAさんからまったく知らされてなかったらしくて、とても困惑されています。
チラシを見た会員の皆さんから、『私たちも何かする必要があるんでしょうか？何も聞いてませんけど』と尋ねられるんですって。
Sさんも、聞いてないのに。
どうなってるんでしょう、困っちゃうわよね。
私が、関係者として謝りました。」
このあと、A氏はSさんから呼び出されて少々叱責を受けた、とのこと。
A氏は「僕は、２年前（市の公募の際）に言うちょるのに」とブツクサ言っていました。
２年前のは応募しただけでしょ？企画が通って、計画が現実的になったら、もう一度言わないと、となぜか私が諭すことになりました。
そんなことがあったのに、受付の人員が足りない、という噂を聞くや、Sさんは受付慣れしているスタッフ数名を引き連れて駆けつけることを決めてくださったのです…！
神様って、実在するんだ…、と思いました。まさに「有難い」、そうとしか言いようがありません。
慣れているスタッフであっても、受付マニュアルは必須！
今回のイベントは、万が一にもクラスタを発生させたり、関係者から感染者を出すことはできません。
宇部市からも「３００の客席のうち、上限は１３０席まで。観客が隣合わないよう、案内してください。最前列と２列目への着席を避けて、できれば１１０席に抑えてください」
との要請がありました。
もちろん出演者、スタッフ一同、体調に万全の注意を払い、余計な外出は控えて当日に臨みます。
しかし、どうしても、一番「密」が発生しやすいのが、受付周辺。
開場から開演までの３０分、ディスタンスを保ちながら、「チケットご購入済み」「予約のみ」「当日券」のお客様を適切にご案内し、お客様全員の検温をし、手指の消毒もお願いしなくてはなりません。
いくらSさん率いる受付プロ集団が応援に来てくださるとは言え、一番責任が重い、この部分のオペレーションすべてをSさんたちにお任せするのは、イベント関係者として責任ある態度とは言えないのではないか…、そう考えた私は、徹夜で「受付マニュアル」を書き上げました。
内容は、独断ではなく１月１４日の話し合いで決めたことをまとめています。
＜受付マニュアルと、実際の受付体制については、次のページ。＞
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